Recordatorios de citas
Toda reserva le avisa sola al cliente antes de que empiece la cita: las que tu bot toma en el chat, las que se hacen desde tu Página de Reservas y las que tu equipo carga a mano. No hay nada que programar: los recordatorios quedan armados en cuanto existe la reserva, y se mueven o desaparecen solos cuando la cita cambia.
Esto no es la confirmación. La confirmación sale en el momento de reservar; un recordatorio llega después, cerca de la cita.
Cuándo salen
Dos por cita:
| Recordatorio | Cuándo llega |
|---|---|
| El día antes | 24 horas antes de que empiece la cita |
| La última hora | 1 hora antes de que empiece la cita |
Un recordatorio cuyo momento ya pasó nunca se envía tarde: simplemente no se envía. Así, una reserva hecha cinco horas antes recibe el de una hora y nada más, y una hecha con media hora de anticipación no recibe ninguno: la confirmación acaba de salir con los mismos datos.
Correo, WhatsApp o los dos
Cada recordatorio sale por todos los canales por los que se puede llegar al cliente:
- Correo siempre que haya una dirección: la que el cliente escribió al reservar, o la que ya está en su ficha. Lleva la fecha, la hora de inicio y de fin, y dos enlaces: ver la cita, y reagendar o cancelar.
- WhatsApp cuando hay un permiso y un número (ver abajo).
Un cliente con correo y con permiso de WhatsApp recibe los dos.
La hora va en la zona horaria del cliente cuando la cita la conoce —el bot la deduce de su teléfono o el cliente se la dice— y en la de tu negocio cuando no.
Qué hace posible un recordatorio por WhatsApp
Un permiso, y un número que de verdad pueda recibirlo. Basta con cualquiera de estos dos:
- El cliente llegó por WhatsApp y le escribió a tu negocio al menos una vez.
- El cliente dio su número de WhatsApp al reservar, cuando se le preguntó (más abajo).
- Tu equipo escribió el número de WhatsApp del cliente al cargar la cita a mano.
Un teléfono guardado en la ficha del cliente no es permiso por sí solo: un número escrito en un formulario no prueba que haya una cuenta de WhatsApp del otro lado.
Pedir permiso al reservar
Dónde está: menú lateral → Comercio y Servicios → Gestión de Servicios → editar un servicio → Recordatorio de cita por WhatsApp, con el interruptor Preguntar para poder enviar el recordatorio. Una cuenta inmobiliaria no lista Gestión de Servicios en su menú lateral — ver Modo Inmobiliaria.
Viene activado, servicio por servicio. Apágalo en un servicio donde la pregunta no venga al caso y las reservas de ese servicio dejan de hacerla.
Con el interruptor activo, la pregunta se hace así:
- En el chat, el bot pregunta: ¿Quieres que te recordemos tu cita por WhatsApp? Si es así, responde con tu número de WhatsApp incluyendo el código de país (por ejemplo +52 55 1234 5678). Si no, responde no. A quien ya te escribe por WhatsApp no se le pregunta: ya tiene permiso y recibe el recordatorio igual.
- En la Página de Reservas es una casilla en el paso de contacto: Envíame un recordatorio por WhatsApp antes de mi cita al seguido del teléfono que escribió.
- En una cita cargada a mano, aparece entre las Preguntas de Pago del formulario para que tu equipo escriba el número.
Nunca puede frenar una reserva. Que el cliente la ignore o responda que no deja la cita exactamente igual.
Solo cuenta como permiso una respuesta inequívoca: un número internacional completo, con el + y el código de país, solo o acompañado de un sí a secas. Un número local sin código de país, un número metido en una frase con dudas, o dos números distintos no registran nada, y el cliente simplemente no recibe el recordatorio por WhatsApp. Si en el chat responde solo "sí", sin número, el bot se lo pide una vez más.
El permiso es de esa cita. Si la misma persona vuelve a reservar, se le pregunta de nuevo.
Desde qué número sale
Los recordatorios por WhatsApp salen del número de ReadyChatAI, no del WhatsApp de tu negocio. Así pueden llegar aunque el cliente no te haya escrito en días.
Ese número no está atendido, así que si el cliente responde al recordatorio:
- recibe una respuesta automática que se lo dice, con el enlace para ver, cambiar o cancelar su cita, y el número de WhatsApp de tu negocio para que pueda hablar contigo;
- su mensaje no llega a tu bandeja de Mensajes.
Si responde STOP o baja, deja de recibir recordatorios de citas. Su cita sigue reservada: darse de baja no es cancelar. Además queda dado de baja en toda la plataforma: su ficha en Mensajes muestra una etiqueta Dado de baja, y no hay ningún interruptor en el panel para revertirlo.
Los recordatorios por correo respetan el enlace de baja del pie del correo, el mismo que usa la confirmación de la reserva.
El recordatorio por WhatsApp existe en español y en inglés, y sale en el idioma del cliente. A un cliente que escribió en otro idioma no se le envía por WhatsApp; si dejó una dirección de correo, recibe el recordatorio por correo como siempre.
Qué mueve o cancela un recordatorio
| Cuando la cita… | Los recordatorios… |
|---|---|
| se mueve a otra fecha u hora | se mueven con ella |
| se cancela | se cancelan |
| se marca como completada | se cancelan |
| se elimina | se cancelan |
Un recordatorio por WhatsApp también puede cancelarse sin que la cita cambie: el permiso se vuelve a comprobar justo antes de enviarlo. Si el interruptor Preguntar para poder enviar el recordatorio del servicio se apaga después, o el permiso se retira, un recordatorio armado solo por el número dado al reservar se cancela — la cita queda igual. Uno armado por una conversación de WhatsApp entrante queda intacto. Un "Cancelado" junto a una cita confirmada suele ser esto, no un error.
Comprobar si un recordatorio realmente se envió
Dónde está: menú lateral → Comercio y Servicios → Citas → la columna Recordatorios. En una cuenta inmobiliaria esa sección del menú lateral se llama Inmobiliaria — ver Modo Inmobiliaria.
Para cada cita, lista cada recordatorio con su canal, su momento ("24 h antes" / "1 h antes") y un resultado en lenguaje simple: Enviado, Programado, Enviando, Cancelado, No se envió (fuera de tiempo) o No llegó — en rojo con un ícono de advertencia: es el que necesita tu atención. Uno que no se resolvió alrededor de una hora después de su momento aparece como No confirmado: el sistema no puede saber si salió. Una cita sin esta información todavía dice Sin información aún; una sin recordatorios, Sin recordatorios. El mismo texto aparece al exportar la lista a CSV, y los mismos recordatorios se ven en el detalle de cada cita.
Además, cada recordatorio enviado por WhatsApp queda en la conversación de ese cliente en Mensajes, como un aviso automático Recordatorio de cita — solo si el cliente tiene una conversación de WhatsApp contigo; los de correo no se anotan. Nada te avisa por su cuenta cuando un recordatorio falla: tienes que mirarlo aquí.
Cuándo no se envía nada
- Una reserva del chat que el cliente empezó y nunca terminó. Todavía no es una cita de verdad, así que no se recuerda; en cuanto la termine, los recordatorios quedan armados.
- No hay correo ni permiso de WhatsApp.
- El cliente se dio de baja de los recordatorios, o está bloqueado.
- Solo para WhatsApp: no hay un nombre registrado del cliente, o escribió en un idioma en el que el recordatorio todavía no existe.
Nada de esto detiene la reserva. Un recordatorio que no se puede enviar simplemente no se envía; la cita queda en pie.