Recordatorios de citas
Toda reserva le avisa sola al cliente antes de que empiece la cita: las que tu bot toma en el chat, las que se hacen desde tu Página de Reservas y las que tu equipo carga a mano. No hay nada que programar: los recordatorios quedan armados en cuanto existe la reserva, y se mueven o desaparecen solos cuando la cita cambia.
Esto no es la confirmación. La confirmación sale en el momento de reservar; un recordatorio llega después, cerca de la cita.
Cuándo salen
Dos por cita:
| Recordatorio | Cuándo llega |
|---|---|
| El día antes | 24 horas antes de que empiece la cita |
| La última hora | 1 hora antes de que empiece la cita |
Un recordatorio cuyo momento ya pasó nunca se envía tarde: simplemente no se envía. Así, una reserva hecha cinco horas antes recibe el de una hora y nada más, y una hecha con media hora de anticipación no recibe ninguno: la confirmación acaba de salir con los mismos datos.
Correo o WhatsApp
Un solo canal por cita, nunca los dos.
- Correo siempre que haya una dirección: la que el cliente escribió al reservar, o la que ya está en su ficha. Lleva la fecha, la hora de inicio y de fin en la zona horaria de tu negocio, y dos enlaces: ver la cita, y reagendar o cancelar.
- WhatsApp cuando no hay ninguna dirección de correo. Es el caso habitual de quien reservó chateando: casi nunca deja correo.
El correo gana siempre que puede, porque es gratis y lleva el detalle completo. WhatsApp existe para llegar a los clientes que el correo nunca alcanzó.
Qué hace posible un recordatorio por WhatsApp
Un permiso, y un número que de verdad pueda recibirlo. Basta con cualquiera de estos dos:
- El cliente llegó por WhatsApp y le escribió a tu negocio al menos una vez.
- El cliente dio su número de WhatsApp al reservar, cuando se le preguntó (más abajo).
Un teléfono guardado en la ficha del cliente no es permiso por sí solo: un número escrito en un formulario no prueba que haya una cuenta de WhatsApp del otro lado.
Pedir permiso al reservar
Dónde está: menú lateral → Comercio y Servicios → Gestión de Servicios → editar un servicio → Recordatorio de cita por WhatsApp, con el interruptor Preguntar para poder enviar el recordatorio. Una cuenta inmobiliaria no lista Gestión de Servicios en su menú lateral — ver Modo Inmobiliaria.
Viene activado, servicio por servicio. Apágalo en un servicio donde la pregunta no venga al caso y las reservas de ese servicio dejan de hacerla.
Con el interruptor activo, a quien reserve ese servicio se le pregunta:
¿Quieres que te recordemos tu cita por WhatsApp? Si es así, responde con tu número de WhatsApp incluyendo el código de país (por ejemplo +52 55 1234 5678). Si no, responde no.
La pregunta se hace por los dos caminos: el bot la hace en el chat, y aparece entre las preguntas del servicio en la Página de Reservas.
Nunca puede frenar una reserva. Que el cliente la ignore o responda que no deja la cita exactamente igual.
Solo cuenta como permiso una respuesta inequívoca: un número internacional completo, con el + y el código de país, solo o acompañado de un sí a secas. Un número local sin código de país, un número metido en una frase con dudas, o dos números distintos no registran nada, y el cliente simplemente no recibe el recordatorio por WhatsApp. Leer mal un número significa escribirle a un desconocido, así que la regla prefiere quedarse callada.
El permiso es de esa cita. Si la misma persona vuelve a reservar, se le pregunta de nuevo.
Desde qué número sale
Los recordatorios por WhatsApp salen del número de ReadyChatAI, no del WhatsApp de tu negocio. Eso es lo que los hace posibles: un cliente que reservó hace días no tiene una conversación abierta en tu número cuando llega la hora del recordatorio.
Ese número no está atendido, así que si el cliente responde al recordatorio:
- recibe una respuesta automática que se lo dice, con el enlace para ver, cambiar o cancelar su cita, y el número de WhatsApp de tu negocio para que pueda hablar contigo;
- su mensaje no llega a tu bandeja de Mensajes.
Si responde STOP o baja, deja de recibir recordatorios de citas. Su cita sigue reservada: darse de baja no es cancelar. Además queda dado de baja en toda la plataforma: su ficha en Mensajes muestra una etiqueta Dado de baja, y no hay ningún interruptor en el panel para revertirlo.
Los recordatorios por correo respetan el enlace de baja del pie del correo, el mismo que usa la confirmación de la reserva.
El recordatorio por WhatsApp está disponible en español. A un cliente que te escribió en inglés no se le envía; si dejó una dirección de correo, recibe el recordatorio por correo como siempre.
Qué mueve o cancela un recordatorio
| Cuando la cita… | Los recordatorios… |
|---|---|
| se mueve a otra fecha u hora | se mueven con ella |
| se cancela | se cancelan |
| se marca como completada | se cancelan |
| se elimina | se cancelan |
Un recordatorio por WhatsApp también puede cancelarse por un motivo que no tiene nada que ver con la cita: el permiso se vuelve a comprobar justo antes de que llegue el momento de enviarlo, no solo al reservar. Si el interruptor Preguntar para poder enviar el recordatorio de un servicio se apaga después, o el permiso se retira de otra forma, un recordatorio armado solo por el número que el cliente dio al reservar se cancela solo — la cita en sí queda exactamente como se reservó. Un recordatorio armado en cambio por una conversación de WhatsApp entrante queda intacto. Un recordatorio "Cancelado" junto a una cita confirmada suele significar esto, no un error.
Comprobar si un recordatorio realmente se envió
Dónde está: menú lateral → Comercio y Servicios → Citas → la columna Recordatorios. En una cuenta inmobiliaria esa sección del menú lateral se llama Inmobiliaria — ver Modo Inmobiliaria.
Para cada cita, lista cada recordatorio con su canal, su momento ("24 h antes" / "1 h antes") y un resultado en lenguaje simple: Enviado, Programado, Enviando, Cancelado, No se envió (fuera de tiempo) o No llegó — mostrado en rojo con un ícono de advertencia, porque es el que necesita tu atención. Un recordatorio que no se resolvió aproximadamente una hora después de su momento aparece como No confirmado en cambio — ni Enviado ni No llegó, porque en ese punto el sistema de verdad no puede saber si salió. Una cita sin esta información todavía aparece como Sin información aún; una sin recordatorios configurados aparece como Sin recordatorios — así un estado desconocido nunca se confunde con "no se envió nada". El mismo texto aparece al exportar la lista a CSV. Nada te avisa por su cuenta cuando un recordatorio falla: esta columna y la exportación son los únicos lugares donde enterarte.
Cuándo no se envía nada
- Una reserva del chat que el cliente empezó y nunca terminó. Todavía no es una cita de verdad, así que no se recuerda; en cuanto la termine, los recordatorios quedan armados.
- No hay correo ni permiso de WhatsApp.
- El cliente se dio de baja de los recordatorios, o está bloqueado.
- Solo para WhatsApp: no hay un nombre registrado del cliente, o escribió en un idioma en el que el recordatorio todavía no existe.
Nada de esto detiene la reserva. Un recordatorio que no se puede enviar simplemente no se envía; la cita queda en pie.