Diseña un pipeline que se ajuste a tu negocio
Un método para elegir las etapas, el objetivo, quién cierra la venta y cómo mueve el bot a los prospectos, para cualquier tipo de negocio
Un buen pipeline refleja la forma en que tus clientes compran de verdad. Esta página es un método, no una lista de recetas: responde las preguntas, toma las seis decisiones y después decide si necesitas un segundo pipeline, constrúyelo y revísalo. Ejemplos resueltos: citas e inmobiliaria, ventas que cierra una persona, tiendas y pedidos de comida.
Paso 1 — Responde ocho preguntas
- ¿Qué cuenta como un prospecto ganado? Un pedido confirmado, una cita confirmada, un pago, un contrato firmado, una inscripción. Nombra un solo evento.
- ¿Cómo se cierra la venta? ¿En el chat, con el bot tomando un pedido o agendando una cita? ¿Con una persona que cotiza o negocia? ¿O tu equipo llama después al cliente?
- ¿Qué pasa entre el primer mensaje y ese evento? Lista los pasos reales con palabras del cliente: "pregunta", "nos dice qué necesita", "elige una opción", "agenda", "paga".
- ¿Cuánto tarda? Una conversación, unos días, o semanas con varias conversaciones.
- ¿Qué necesitas saber antes de que un prospecto valga el tiempo de una persona? Por ejemplo presupuesto y zona, el servicio y la fecha, la cantidad.
- ¿Qué pasos ocurren fuera del chat? Una visita, una llamada, una transferencia que alguien revisa, un contrato.
- ¿Quién da seguimiento y quién se encarga de los prospectos? Una persona, o varias que deben repartírselos.
- ¿Atiendes tipos de clientes claramente distintos? Por ejemplo compradores y proveedores, o pacientes de dos especialidades con equipos distintos.
Paso 2 — Toma seis decisiones
1. Quién cierra la venta
| Tu respuesta a la pregunta 2 | Elige |
|---|---|
| El cliente puede pedir o agendar en el chat, desde tu catálogo o tus servicios | El bot completa la venta |
| Una persona debe cotizar, negociar o confirmar antes de que el cliente se comprometa | Una persona cierra la venta |
| Tu equipo contacta al cliente después, por teléfono o tras revisar el caso | El equipo contacta al cliente |
Con las dos últimas, el bot no toma pedidos ni agenda citas con los prospectos de ese pipeline, así que no escribas instrucciones de etapa que se lo pidan.
2. Las etapas
Parte de los pasos de la pregunta 3 y aplica tres pruebas a cada etapa candidata:
- ¿El prospecto necesita algo distinto aquí? Si la instrucción del bot sería la misma que en la etapa anterior, júntalas.
- ¿Puedes decir cuándo termina? Toda etapa necesita un final observable. Si no puedes decir qué hace o dice el cliente para salir de ella, no es una etapa.
- ¿Cambia quién se encarga, otra persona o el bot? Un cambio de manos es un buen límite entre etapas.
La mayoría de los negocios necesita de tres a cinco etapas abiertas más Ganado y Perdido. Una venta corta que se cierra en una conversación necesita menos; una venta de semanas necesita una etapa por cada hito real, no una por mensaje. Deja la primera etapa como etapa de entrada, donde el bot averigua qué necesita la persona.
Nombra las etapas por el estado del prospecto ("Eligiendo horario", "Cotización enviada"), no por una tarea tuya ("Llamar").
3. Quién atiende cada etapa
- Solo el bot — el paso ocurre en el chat y el bot puede hacerlo.
- Bot y una persona — el bot la sigue trabajando y alguien del equipo también actúa, por ejemplo confirmando una cita.
- Solo una persona — el paso ocurre fuera del chat (pregunta 6): una negociación, una visita, un pago que alguien verifica. El bot sigue respondiendo pero no mueve al prospecto; una persona arrastra la tarjeta.
4. Eventos automáticos
Si "ganado" o un hito es algo que ReadyChatAI registra por sí mismo, deja que el evento mueva al prospecto en lugar del juicio de alguien:
- Pon Cita agendada en la etapa donde deben estar los prospectos con una cita confirmada.
- Pon Pedido confirmado en la etapa donde deben estar los prospectos con un pedido confirmado. Las plantillas Ventas generales y Pedidos en línea lo ponen en su etapa Ganado, así que un pedido confirmado cierra solo al prospecto como Ganado.
5. Cómo mueve el bot a los contactos
- Empieza con Sugerir un cambio. Durante una o dos semanas, lee las sugerencias y los motivos que da el bot.
- Pasa a Moverlos automáticamente cuando notes que aceptas casi todas. Aun así, el bot nunca cierra un prospecto como Ganado o Perdido ni lo mueve hacia atrás.
- Elige Los muevo yo cuando tus etapas describen cosas que el chat no puede mostrar, como "Visitó la sala de exhibición".
6. El objetivo
Una o dos frases: el resultado que quieres y el camino para llegar. "Llevar a cada cliente a una cita agendada con el servicio que necesita." Deja los detalles de cada paso para las etapas. Consulta Escribe las instrucciones y condiciones de salida.