Crear y corregir citas a mano
Cómo cargar una cita desde el panel, fijarle una hora fuera del horario normal, decidir quién la atiende y corregir dónde ocurre. La lista, los estados y las reglas generales están en Citas.
Ruta: Comercio y Servicios > Citas > Agregar cita. En una cuenta inmobiliaria esa sección del menú se llama Inmobiliaria.
El formulario Crear Cita
Cinco pasos, en este orden:
| Paso | Qué pides |
|---|---|
| ¿Qué servicio vas a agendar? | El servicio. Muestra su duración y cuántos miembros del equipo tiene |
| ¿Con quién? | Un cliente existente, o Agregar un cliente nuevo |
| Elige el momento | Horarios Disponibles u Hora Personalizada (abajo). Las horas son las de tu negocio |
| ¿Quién la atenderá? | Un Miembro del equipo, o Sin asignar |
| Dale un nombre a la cita | El título, obligatorio, hasta 255 caracteres |
Debajo del título, Más opciones abre lo que no es obligatorio: la Descripción, el Idioma del cliente, el Estado de la cita inicial y las Preguntas de Pago de ese servicio.
Al lado, Tu cita, de un vistazo resume lo elegido antes de presionar Crear Cita. La hora de inicio tiene que estar en el futuro.
Un cliente que todavía no te escribió
Agregar un cliente nuevo lo crea sin salir del formulario: Nombre completo (obligatorio, hasta 64 caracteres), Correo electrónico, Teléfono y Dirección. Correo y teléfono son opcionales, pero sin ninguno de los dos no hay a dónde enviarle recordatorios.
Idioma del cliente y recordatorio por WhatsApp
Los dos están en Más opciones.
- Idioma del cliente (Español o Inglés) es el idioma en que se le escriben los recordatorios. Viene con el idioma de tu negocio; cámbialo si esa persona habla otro.
- Entre las Preguntas de Pago aparece la del recordatorio por WhatsApp, si ese servicio la tiene activa. Escribir ahí el número de WhatsApp del cliente —completo, con
+y código de país— cuenta como su permiso: le llegará el recordatorio por WhatsApp aunque nunca te haya escrito. Un cliente que respondióSTOPsigue sin recibirlos.
El detalle está en Recordatorios de citas.
Horarios Disponibles u Hora Personalizada
Horarios Disponibles te deja elegir un espacio de la agenda del servicio para una fecha, con todas sus reglas.
Hora Personalizada te deja fijar tú el inicio y el fin; la duración sale de esas dos horas. Sirve para una cita fuera de lo normal, y no se salta todo:
| Con Hora Personalizada | |
|---|---|
| No se aplican | El horario del servicio (día y horas), la anticipación mínima, la anticipación máxima y el tope de citas por hora |
| Se siguen aplicando | La superposición con otra cita del mismo servicio, que el miembro del equipo no tenga otra cita a esa hora, el máximo semanal, y un horario bloqueado en tu Google Calendar |
El fin debe ser posterior al inicio, y un servicio que no está aceptando citas tampoco las acepta así.
Quién atiende la cita
En ¿Quién la atenderá? solo aparecen los miembros del equipo asignados a ese servicio.
- Con una persona elegida, solo ella recibe la invitación de calendario, y ese horario le queda ocupado en todos los servicios: no se le puede asignar otra cita a la misma hora.
- Sin asignar, se invita a todo el equipo del servicio.
La invitación sale cuando la cita queda Confirmada. Para cambiar de persona después, abre la cita y en Miembro del equipo presiona Cambiar: se cancela la invitación de quien la tenía y se invita a la nueva; con Todo el equipo del servicio se invita a todos. La columna Miembro del equipo de la lista muestra quién la tiene.
Además del correo, cada persona del equipo puede recibir sus citas por WhatsApp: en Configuraciones > Gestión de Usuarios, en sus datos, activa Recibir mis citas por WhatsApp y carga su número con código de país. Le avisa cuando se agenda, cambia o cancela una cita suya, con la hora en su propia zona horaria.
Corregir dónde es la cita
Cada cita guarda su lugar en el momento de reservar, tomado del servicio: Presencial con una dirección, o En línea con el enlace de la reunión. Si el servicio es presencial y no tiene dirección, se muestra la de tu negocio, marcada como Dirección del negocio. Por eso una cita que en realidad es por videollamada puede mostrar tu dirección.
Editar el servicio solo cambia las reservas futuras. Para corregir una cita que ya existe:
- Abre la cita y busca el bloque Dónde.
- Presiona Editar (o Agregar ubicación).
- Elige el Tipo — Presencial o En línea — y escribe la Dirección o el Enlace de la reunión, hasta 512 caracteres.
- Guardar.
Una dirección vacía usa la dirección del negocio; un enlace vacío deja la cita como Enlace pendiente. Una cita presencial no acepta un enlace de reunión como dirección.
El cambio afecta solo a esa cita:
- el personal asignado recibe una invitación de calendario actualizada;
- se actualiza el evento en tu Google Calendar, si lo tienes conectado;
- los próximos recordatorios del cliente muestran el lugar nuevo;
- al cliente no se le envía ningún correo por el cambio. Si la cita es pronto, avísale tú.
Qué avisos salen al cargar una cita a mano
- A ti y al cliente no les llega correo de confirmación. Esos correos solo salen cuando el cliente reserva por su cuenta.
- Los recordatorios sí quedan armados, igual que en cualquier reserva, si hay un correo o un permiso de WhatsApp.
- El equipo recibe su invitación cuando la cita está Confirmada.
- Se escribe en tu Google Calendar, si lo tienes conectado.
Páginas relacionadas
- Citas — la lista, los estados y las reglas que frenan una reserva
- Gestión de Servicios — horario, lugar y equipo de cada servicio
- Recordatorios de citas
- Google Calendar