Base de Conocimiento
Todo lo que tu bot tiene permitido decir
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Tu bot responde a partir de lo que pongas aquí. No desde internet, ni desde lo que "sabe" de tu rubro: desde tus productos, tus servicios y los pares de pregunta y respuesta de esta página. Por eso la Base de Conocimiento es la pantalla que más rinde de ReadyChatAI: ampliarla es como mejora el bot, y no hay otra manera.
La página tiene tres pestañas:
- Preguntas y Respuestas — los pares de pregunta y respuesta, que es lo que describe esta página.
- Sitio Web — trae los datos de tus productos desde tu tienda en línea, por URL.
- Importar Archivos — carga un catálogo completo desde un archivo CSV o Excel.
El resto de esta página trata de Preguntas y Respuestas.
Sin Responder y Respondidas
Preguntas y Respuestas se abre como un buzón: la lista de preguntas a la izquierda y la seleccionada a la derecha. Dos pestañas la dividen:
- Sin Responder — preguntas reales de clientes reales que tu bot no pudo contestar. El conteo va junto al nombre de la pestaña.
- Respondidas — todo lo que tu bot ya sabe contestar.
Arriba de ambas hay un buscador y el botón Agregar Nueva Pregunta.
Preguntas sin responder
Ésta es la lista para trabajar. Cada entrada es un momento en que un cliente preguntó algo y le dijeron que el bot no tenía esa información.
Cada fila muestra la pregunta, por qué canal llegó y hace cuánto. Selecciona una y el panel de la derecha te da la pregunta completa, quién la hizo y su estado. Presiona Escribir Respuesta, escribe en el campo Tu Respuesta —mínimo 10 caracteres— y presiona Guardar y Entrenar IA. La pregunta pasa a Respondidas y el bot puede usarla desde el mensaje siguiente. Eliminar Pregunta la quita si no vale la pena contestarla.
Las preguntas repetidas pueden agruparse
Si la agrupación de preguntas sin responder está habilitada para tu negocio, ReadyChatAI puede combinar varias versiones de una misma pregunta y etiquetar la entrada como "Preguntada 4 veces". Responder al grupo resuelve todas sus apariciones. Cuando no está habilitada, cada pregunta aparece por separado.
Antes de responder un grupo, usa Ver las preguntas y lee lo que los clientes escribieron de verdad. El propio panel lo advierte: "Se agruparon como la misma pregunta. Tu respuesta las resuelve todas, así que revisa que de verdad vayan juntas." La agrupación es por significado, así que de vez en cuando pueden caer juntas dos intenciones distintas, y entonces una sola respuesta estaría mal para las dos.
Nadie te va a perseguir por esta lista. Las preguntas sin responder no generan una llamada. Toma la costumbre de abrir esta pestaña: es la diferencia entre un bot que mejora cada semana y uno que sigue fallándole a los mismos clientes.
Una pregunta sin responder te avisa de dos formas, pero solo una está garantizada: el aviso dentro del panel siempre llega. El correo solo sale si tu correo de negocio está verificado, si los avisos de preguntas están activos en el negocio y en tus preferencias personales (lo están por defecto) y no te diste de baja de esa categoría —si falta algo, solo tienes el aviso del panel.
Preguntas respondidas
La pestaña Respondidas guarda todos los pares con los que trabaja el bot: los que escribiste tú y los que contestaste desde Sin Responder. Selecciona cualquiera para editar la respuesta o eliminar el par.
Mantenlos al día. Un precio, una política o un horario que cambió y no se actualizó aquí es peor que un hueco: el bot va a repetir el viejo con toda seguridad.
Eliminar un par de Respondidas que resolvía un grupo lo reabre en Sin Responder con su conteo de apariciones intacto, en vez de dejar el grupo como resuelto.
Tres respuestas que no escribes tú
Tu dirección, tu horario y tus datos de contacto reciben una entrada aquí automáticamente desde Información del Negocio, sin nada que las marque como distintas de una que escribiste tú. Editar la respuesta de dirección o contacto no se mantiene: la próxima vez que guardes un cambio de nombre, correo, dirección, teléfono, sitio web o el interruptor de solo en línea en Información del Negocio, se regenera y sobrescribe tu edición. El horario es la excepción: vive en un horario aparte sin ese vínculo, así que un cambio solo de horario puede dejarla desactualizada. Para cambiar dirección o contacto, edita Información del Negocio; borrar todos los datos de contacto elimina ese par.
Agregar una pregunta tú mismo
Agregar Nueva Pregunta te deja escribir un par antes de que ningún cliente pregunte. Redacta la pregunta como la escribiría un cliente —"¿hacen entregas?" y no "Política de entregas"—, porque eso es contra lo que el bot compara.
- La pregunta admite hasta 300 caracteres. Si no cabe, probablemente sean dos preguntas.
- La respuesta es obligatoria.
- Puedes vincular el par a productos o servicios puntuales, lo que mantiene la respuesta atada a lo que trata.
- No puedes agregar una pregunta duplicada. Agregar Nueva Pregunta compara tu redacción, sin importar mayúsculas, con cada par existente y rechaza una coincidencia exacta.
Adjuntar archivos a una respuesta
Si los adjuntos de preguntas frecuentes están habilitados para tu negocio, una respuesta puede llevar archivos. Cuando el bot usa esa respuesta, envía los adjuntos disponibles en el mismo turno sin esperar otra solicitud. Esto es distinto de las fotos de productos, que se envían solo cuando el cliente pide verlas explícitamente.
Si la función está disponible, usa Agregar archivos bajo Archivos para esta respuesta. La sección puede no aparecer cuando los adjuntos de preguntas frecuentes están deshabilitados.
| Archivos por respuesta | hasta 5 |
| Imágenes | JPG, JPEG, PNG, WEBP — hasta 5 MB cada una |
| Documentos | PDF, DOCX, XLSX, TXT, CSV — hasta 5 MB cada uno |
| Video | MP4, MOV, WEBM — hasta 16 MB cada uno |
No se aceptan GIF. Los archivos se envían en el orden en que los acomodes.
No todos los canales pueden llevar todos los archivos
El canal del cliente decide qué llega de verdad:
| Canal | Imágenes | Documentos | Video |
|---|---|---|---|
| sí | sí | sí | |
| sí | sí | sí | |
| sí | no | sí | |
| Chat del sitio web | sí | sí | sí |
Cuando un archivo no se puede entregar en ese canal, no se descarta en silencio: el bot le pasa al cliente un enlace. Así que adjuntar un PDF sigue valiendo la pena aunque parte de tus clientes te escriba por Instagram; reciben un enlace en lugar del archivo.
Un canal de solo texto, cuando está habilitado para un negocio, no lleva adjuntos; el cliente recibe el enlace en su lugar.
El video tiene una trampa extra. En WhatsApp, Facebook e Instagram solo se entregan como video reproducible los MP4 y 3GP. Un WEBM, o el
.movque produce un iPhone, se manda como enlace. Si un video importa, súbelo en MP4.
No siempre se envían todos los archivos. El bot decide cuántos adjuntos incluir, hasta 5, y por defecto envía hasta 3 por turno, salvo que la conversación pida más.
Cómo sacarle el máximo
- Empieza por la pestaña Sin Responder. Está hecha de preguntas que tus clientes hicieron de verdad; lo demás es una suposición sobre lo que podrían preguntar.
- Escribe como escriben los clientes. Sus palabras son con las que busca el bot.
- Una pregunta, una respuesta. Una entrada que contesta cinco cosas se encuentra mal y se lee peor cuando el bot la devuelve.
- Vincula a productos y servicios cuando la respuesta trate de uno, para que la contestación mantenga el contexto.
- Prueba después de agregar. Pregúntalo en la Zona de pruebas y mira qué contesta.